Jak odwołać się od decyzji różnych instytucji

Nie musisz zgadzać się na niesprawiedliwy werdykt skarbówki, celników czy ZUS-u. Walcz o swoje

Wezwanie do urzędu skarbowego przyprawia nas o zawrót głowy. Czy decyzja fiskusa jest ostateczna? Nie. Może ją zmienić wniesione przez ciebie odwołanie.
W dzisiejszym poradniku pokazujemy, jak wybronić się od niesłusznie naliczonych podatków. Podpowiadamy też, jak zmienić decyzję Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który nie przyznał ci prawa np. do emerytury. Opisujemy też, co robić w sytuacji, gdy urząd celny albo pracy wyda krzywdzące decyzje.

Gdy fiskus nie ma racji
Wezwanie do urzędu skarbowego nie musi oznaczać wielkich kłopotów. Najmniejszy problem, gdy pomylimy się w obliczeniach. Prawo pozwala urzędnikowi poprawić twojego PIT-a, jeśli kwota, która pojawi się w zeznaniu, różni się od starej o mniej niż 1 tys. zł.
Gorzej, gdy są wątpliwości np. do ulg, z których skorzystałeś. Urząd może cię poprosić o pokazanie dowodów. Musisz je mieć. Jeśli ich nie będzie albo nie wykazują one jednoznacznie, że dobrze się rozliczyłeś, sprawa może skończyć się kontrolą podatkową i tzw. decyzją podatkową.
- To ostateczność. Zwykle można wyjaśnić sprawy wcześniej. Dopiero gdy to nie pomoże, zaczyna się droga podatnika przez odwołania. Wygląda ona tak samo dla osób fizycznych, jak i mających firmy - tłumaczy Michał Szczypiór z wrocławskiej izby skarbowej.
UWAGA! Odwołanie od decyzji urzędu kierujesz do izby skarbowej, ale składasz je w urzędzie.
- W procedurę odwołań wpisano mechanizm samokontroli i możliwości reformacji wydanego aktu. Oznacza to, że naczelnik urzędu może np. uchylić lub zmienić decyzję i wtedy angażowanie izby skarbowej nie będzie konieczne - wyjaśnia Szczypiór.
Co się stanie, jeśli zaadresujesz pismo do izby? Wydłużysz czas wyjaśniania, bo izba najpierw przekieruje dokumenty do urzędu skarbowego. Urzędnicy na decyzję mają 14 dni, ale od daty wpłynięcia do nich pisma. Jeśli więc wysłałeś je pocztą, musisz doliczyć czas na doręczenie listu. Jeśli wysłałeś do izby, poczekasz jeszcze dłużej, bo musi ona przekazać je urzędowi.
Listonosz przyniesie ci pismo przyznające rację albo notę o przekazaniu sprawy do izby skarbowej, gdy fiskus zdania nie zmienił.
- Jeśli np. zarzucono podatnikowi 10 nieprawidłowości, a potem urząd wycofał się z 9 z nich, to i tak sprawa musi trafić do izby skarbowej - mówi Szczypiór.

Uchylą złą decyzję
Decyzja w pierwszej instancji może być uchylona, kiedy urząd uzna w całości zarzuty za uzasadnione. W całości, czyli w każdym punkcie, który uznałeś za krzywdzący cię.
Nie musisz wiedzieć, że urząd skarbowy np. nie zgodził się z tobą i przesłał akta do izby. Nie ma obowiązku informowania o tym podatnika. Często jednak dostajesz takie zawiadomienie, zwłaszcza gdy np. jest prawdopodobne, że będziesz musiał dosyłać dokumenty. Wtedy powiadomienie, że sprawa jest już w nadrzędnej instytucji, skraca czas ich wędrówki, bo wiesz od razu, na kogo je adresować.
Gdy sprawa trafi do izby, ta ostatnia jest "gospodarzem postępowania". Od dnia, w którym dostała twoją sprawę, ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie. Może jednak zdarzyć się, że spór będzie tak zawiły, iż izba nie zdoła w tym czasie go wyjaśnić. Musi cię wtedy wcześniej poinformować, że przedłuża termin. Nie ma precyzyjnych przepisów, do kiedy postępowanie musi się skończyć. Izba ma jednak obowiązek przysłania ci pisma o powodach opóźnienia i przewidywanym terminie jego zakończenia.
Jeśli dyrektor izby skarbowej, jako organ odwoławczy, utrzyma w mocy decyzję, nadal masz szansę na wygraną. Musisz jednak znów złożyć odwołanie, tym razem do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Masz na to 30 dni.
Skargę wysyłasz w dwóch egzemplarzach, nie bezpośrednio do WSA, ale do dyrektora izby, który potem przesyła akta do sądu, wraz z odpowiedzią na twoją skargę. O dalszych czynnościach, czyli np. terminie rozprawy, poinformuje cię już wymiar sprawiedliwości.

PAMIĘTAJ! Wniesienie odwołania nie wstrzymuje wykonania decyzji. Ale podatnik może złożyć w urzędzie skarbowym wniosek o wstrzymanie jej wykonania, np. dopłacenia podatku, uzasadniając to np. trudną sytuacją materialną.

ZUS może się mylić
Kolejną instytucją, w której trzeba znać procedurę odwoławczą, jest ZUS. Odwołania od jego decyzji trafiają od razu do sądu.
Nim wykonasz ruch, przeczytaj decyzję, którą otrzymałeś. Na jej końcu będzie pouczenie o terminie i zasadach wniesienia odwołania. Potem zastanów się, jakie masz zarzuty i czy lepsza jest zmiana, czy uchylenie decyzji.
Odwołanie od decyzji ZUS, np. w sprawie przyznania emerytury, zasiłku chorobowego czy renty z tytułu niezdolności do pracy, musi być na piśmie. Składasz je w urzędzie, który wydał decyzję. Masz na to miesiąc od daty doręczenia odpisu stanowiska. Jeśli przekroczysz ten termin, sąd może odrzucić odwołanie, chyba że nie spóźniłeś się za dużo i udowodnisz, że nie miałeś na to wpływu (np. poczta przetrzymała list).
Od dnia złożenia roszczenia ZUS ma dwa miesiące na wydanie decyzji. Jeśli żadne pismo do ciebie nie przyjdzie, po upływie tego czasu w dowolnym momencie możesz złożyć sprawę do sądu.
- W większości wypadków procedura odwoławcza wygląda tak samo - mówi Iwona Kowalska, rzeczniczka jednego z oddziałów ZUS. - Wyjątkiem są odwołania od decyzji lekarzy orzeczników, bo w tym przypadku procedura jest dwustopniowa, tzn. najpierw ubezpieczony występuje do komisji lekarskiej, a potem do sądu.
Sprzeciw wobec decyzji orzecznika musisz wnieść w 14 dni od jej doręczenia. Jednocześnie, przez dwa tygodnie od wydania orzeczenia, prezes ZUS może wnieść tzw. zarzut wadliwości orzeczenia, czyli je podważyć i przekazać sprawę do rozpatrzenia komisji lekarskiej.
Zarówno orzecznik, jak i komisja wydadzą orzeczenie dopiero wtedy, jak cię zbadają i przeanalizują twoją dokumentację medyczną, wyniki dodatkowych badań czy konsultacji specjalistycznych, na które mogą cię skierować. Orzeczenie może też być wydane bez przeprowadzenia badania, jeżeli przedstawiona dokumentacja jest wystarczająca.
Do odwołań od decyzji orzeczników są gotowe wnioski, które trzeba wypełnić w zakładzie, pod który podlegasz. Można je także wydrukować ze strony www.zus.pl.
Jeśli skarga dotyczy innego rodzaju odwołania, kierujesz ją od razu do okręgowego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, ale składasz w ZUS. Nie ma niestety formularzy do wypełnienia, bo każda sprawa jest inna i musisz ją dokładnie opisać. Jeżeli urząd uzna odwołanie w całości za słuszne, może sam zmienić lub uchylić zaskarżony werdykt. Jeśli tego nie zrobi, musi przekazać twoje odwołanie (nie później niż w 30 dni od jego wniesienia) do sądu, razem z uzasadnieniem i aktami sprawy.
Z roszczeniem możesz wystąpić także bezpośrednio do wymiaru sprawiedliwości. Jednak wtedy wydłużysz czas załatwienia sprawy, bo skieruje on dokumenty do ZUS, gdzie najpierw muszą być zaopiniowane. Później dopiero wrócą do sądu.
Postępowanie przed sądem toczy się jak zwykły proces. Przedstawiciel ZUS i ty jesteście równorzędnymi stronami, ale musisz pamiętać, że obowiązek dowodzenia racji i zarzutów wobec zaskarżonej decyzji zawsze należy do ciebie.

Zadbaj o dowody
Co ciekawe, sędzia nie będzie wymagać od ciebie dokumentów poświadczających twoje zatrudnienie czy zarobki. To ty musisz zadbać o dowody swej racji. W sytuacji, gdy ich nie dostarczysz, możesz przegrać proces. Jeśli w czasie jego trwania zgłosisz nowe roszczenie, które dotąd nie było rozstrzygnięte przez ZUS, sąd nie może się nim zająć. Zobowiązany jest przyjąć żądanie do protokołu i przesłać je do ZUS-u, który z kolei powinien wydać w tej sprawie stosowną decyzję.
Każde odwołanie od decyzji ZUS jest pismem procesowym wszczynającym postępowanie i musi spełniać określone wymogi formalne. Powinno zawierać: oznaczenie zaskarżonej decyzji, określenie i zwięzłe uzasadnienie zarzutów i wniosków, dowody na poparcie przytoczonych okoliczności, żądania dotyczące sposobu rozwiązania sprawy oraz podpis ubezpieczonego albo jego przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Np., jeśli twierdzisz, że przepracowałeś 30 lat, a ZUS, że tylko 25, powinieneś dołączyć dokumenty potwierdzające "sporne" 5 lat: angaże, legitymacje, wnioski o urlop, zeznania świadków itp.
ZUS, zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego, ma 30 dni na wydanie decyzji i odpowiedź. Jeśli tego nie zrobi, to po kolejnych 30 dniach (czyli 60 od daty złożenia wniosku) możesz wnieść do sądu tzw. skargę na bezczynność organu.

PAMIĘTAJ! Odwołanie przysługuje tylko od decyzji ZUS. Nie można odwołać się np. od pisma informującego ubezpieczonego o jego prawach lub obowiązkach. Są jednak takie decyzje, na które także nie przysługuje zażalenie:
- przyznanie świadczenia w drodze wyjątku,
- odmowa przyznania takiego świadczenia,
- wszelkiego rodzaju decyzje w sprawach o umorzenie należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne.
Gdy nie zgadzasz się z nimi, masz prawo wnieść do prezesa zakładu o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Celnik to nie wyrocznia
Jeśli nie zgadzasz się z decyzją urzędu celnego, odwołuj się. Wniosek składasz w 14 dni od jej doręczenia. Podanie wnosisz za pośrednictwem tej instytucji, która wydała zaskarżoną decyzję.
Każde odwołanie musi:
- być w formie pisemnej,
- określać zaskarżoną decyzję, wskazywać datę jej wydania, doręczenia oraz numer sprawy,
- twoim zadaniem jest też ustalenie zakresu i istoty żądania,
- wykazywać dowody twojej racji.
Może z nim wystąpić tylko ta osoba czy firma, do której decyzja została zaadresowana. Do wniosku trzeba dołączyć dowody opłaty skarbowej: 5 zł plus 50 gr za każdy załącznik.
Pierwszą instancją, do której wnosisz sprawę, zawsze jest dyrektor izby celnej. Zajmuje się on odwołaniami od:
- postanowień wydanych przez naczelnika urzędu celnego,
- swoich decyzji w pierwszej instancji, z wyjątkiem dotyczących wiążących informacji: taryfowej i o pochodzeniu towaru, czyli przepisów unijnych dotyczących stosowania jednolitej taryfy celnej.
Jeśli działasz w imieniu firmy, kolejnym szczeblem odwołania jest minister finansów. Zajmuje się on wnioskami podważającymi decyzje:
- wydane w pierwszej instancji,
- dyrektora izby celnej dotyczące tzw. wiążącej informacji taryfowej i o pochodzeniu towaru.
Jeśli występujesz jako osoba fizyczna, składasz zażalenie w siedem dni od otrzymania postanowienia do instytucji, która je wydała.
Kiedy i ten sposób zawiedzie, decyzję możesz zaskarżyć do sądu administracyjnego. Sprawę wnosisz tylko wtedy, kiedy nie przysługuje już: zażalenie, odwołanie, nie możesz złożyć wniosku o ponowne rozpatrzenie problemu. Skargę do sądu składasz do 30 dni od doręczenia ci rozstrzygnięcia. Zawsze jednak za pośrednictwem organu, który skarżysz. Orzeka WSA, ale od jego wyroku przysługuje ci jeszcze skarga kasacyjna do NSA.
PAMIĘTAJ! Odwołanie nie wstrzymuje wykonania kwestionowanej decyzji. Często zdarza się, że organ pierwszej instancji, po pobieżnym zapoznaniu ze sprawą, wydaje werdykt niekorzystny dla ciebie. Przekazując wniosek dalej, pozbywa się problemu, a ciebie obciąża dodatkowymi kosztami.

Urząd nie szuka pracy
Najwięcej sporów obywateli z urzędem pracy toczy się o uznanie za osobę bezrobotną lub odmowę przyznania takiego statusu, odebranie go, przyznanie, wstrzymanie, wznowienie wypłaty zasiłku, stypendium, dodatku szkolnego, obowiązek zwrotu nieprawnie pobranego zasiłku. Jeśli powiatowy urząd pracy wyda krzywdzącą cię decyzję, masz kilka możliwości.
Pierwszą instancją odwoławczą jest urząd, który wydał niekorzystną dla ciebie decyzję. Zażalenie składasz do 14 dni od uzyskania rozstrzygnięcia. Kiedy przegapisz tę datę, do pisma musisz dołączyć wniosek o przywrócenie terminu.
Samo odwołanie powinno mieć formę podania. Musisz dołączyć do niego wszystkie dokumenty, które pomogą szybko rozstrzygnąć spór. Możesz złożyć je osobiście, przesłać listem, mejlem, faksem bądź wypełnić formularz ze strony internetowej danej instytucji i przez nią od razu go wysłać.
Wniosek powinien być rozpatrzony w tydzień od złożenia. Jeśli urząd uzna argumenty, automatycznie uchyli decyzję.
W wypadku, kiedy rozstrzygnięcie cię nie zadowoli, odwołanie wraz z aktami sprawy musisz złożyć u wojewody, ale za pośrednictwem powiatowego urzędu pracy. Dobrze jest skierować je do konkretnego dyrektora, np. wydziału polityki społecznej.
Na wydanie decyzji poczekasz do 30 dni. Rozstrzygnięcie zaproponowane przez wojewodę jest ostateczne. Możesz je zaskarżyć jeszcze tylko do NSA.
WAŻNE! Zwróć uwagę na to, że na każdej decyzji wydanej przez urząd pracy jest pouczenie. Informuje ono o procedurze składania odwołania, czyli gdzie i do kogo należy wystąpić, gdy czujemy się pokrzywdzeni decyzją urzędu.

Nie spóźniaj się i wpisz dobry adres
» Od każdej decyzji można się odwołać. Musisz jednak dostarczyć odwołanie osobiście bądź wysłać je właściwemu urzędowi w nieprzekraczalnym terminie 14 dni. Liczy się go od daty otrzymania decyzji. Jeśli dokumenty wędrują pocztą, liczy się data stempla na kopercie albo potwierdzenia złożenia go w urzędzie, gdy zanosisz je sam.
» Wszystko zawsze wyrażaj na piśmie. Nie wdawaj się w dyskusje z urzędnikami, sekretarkami. Odwołania zawsze muszą mieć rangę dokumentu. Jeśli pójdziesz wyjaśniać coś osobiście, to nawet jeśli pojawisz się np. w skarbówce w 14 dni od otrzymania decyzji, twoja wizyta nie będzie brana pod uwagę.
» Wpisz dobry adres. To bardzo ważne. Jeśli skierujesz skargę nie do tej instytucji, co powinieneś, możesz wydłużyć czas jej rozpatrzenia do miesięcy, albo sprawić, że... nikt nigdy się nią nie zajmie, bo nie dostanie dokumentów.

NSA jest ostatnią instancją, do której możesz się odwołać

Jak się odwołać
ZUS
Odwołanie od decyzji wnosi się na piśmie do organu, który decyzję wydał, lub protokołu przez niego sporządzonego. Masz na to miesiąc od doręczenia odpisu decyzji.
Gdy nie zgadzasz się z orzecznikiem, najpierw występujesz do komisji lekarskiej, potem do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.
W pozostałych przypadkach odwołanie zaadresowane do okręgowego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych składasz w ZUS. Zakład ma 30 dni na decyzję i odpowiedź. Jeśli tego nie zrobi, to po upływie kolejnych 30 dni możesz wnieść do sądu tzw. skargę na bezczynność organu.

Urząd skarbowy
Jeżeli urząd skarbowy wyda niekorzystną dla ciebie decyzję, możesz odwołać się do izby skarbowej. Odwołanie składasz jednak za pośrednictwem urzędu, który wydał decyzję.
Gdy izba skarbowa podtrzyma stanowisko urzędu, pozostaje ci złożenie skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Masz na to 30 dni.

Urząd pracy
Urząd pracy wydaje decyzję w imieniu starosty. W 14 dni od jej otrzymania możesz złożyć odwołanie do wojewody. Dołączasz do pisma dokumenty, które pomogą rozwiązać problem i składasz za pośrednictwem urzędu pracy. W miesiąc od dostarczenia odwołania powinieneś otrzymać decyzję.
Decyzję wojewody możesz zaskarżyć do WSA. Masz na to 30 dni od jej otrzymania.

Urząd celny
Jeżeli nie zgadzasz się z decyzją urzędu celnego, masz prawo w 14 dni od jej doręczenia odwołać się do izby celnej. Pismo składasz za pośrednictwem urzędu celnego.
Od decyzji dyrektora izby możesz wnieść skargę do WSA (za pośrednictwem dyrektora IC). Masz na to 30 dni od odebrania decyzji dyrektora izby.
Od wyroku WSA, jeśli będzie dla ciebie niekorzystny, możesz wnieść skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Jednakże skargi takiej nie możesz sporządzić osobiście, musi to zrobić w twoim imieniu adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy.

14 dni
Najczęściej tyle czasu masz na napisanie i doręczenie odwołania urzędowi

Co musi zawierać twoje odwołanie

Niczego nie wskórasz bez dokumentu. Jednym z podstawowych jest dobrze napisane odwołanie. Każde takie pismo ma określone, stałe elementy. Bez któregoś z nich jest niewiele warte. Oto one:
Oznaczenia stron. Czyli: dokładną nazwę i adres urzędu, który wydał niekorzystną dla ciebie decyzję, a także twoje nazwisko i adres bądź też nazwa i adres twojej firmy, jeśli to o werdykt fiskusa wobec niej chodzi.
Data i podstawa prawna. W twoim piśmie koniecznie musi także znajdować się dokładna data wystawienia zaskarżanej przez ciebie decyzji, podstawa prawna, na mocy której została ona wydana (nie musisz jej daleko szukać, wystarczy uważnie spisać to z dokumentu, jaki otrzymałeś).
Opis sprawy. Pełny opis istoty sporu jest, wbrew pozorom, równie ważny jak uzasadnienie twoich racji. Musisz więc przedstawić, co było np. przedmiotem kontroli skarbówki czy celników albo też jaką sprawę rozpatrywał ZUS czy urząd pracy, dlaczego do niej doszło i jaki jest jej wynik.
Uzasadnienie prawne. Urzędnicy muszą, a przynajmniej powinni, wszystko robić w literze prawa. Dlatego zawsze mają obowiązek podawania podstawy prawej, na mocy której wydali krzywdzący - twoim zdaniem - werdykt. Muszą też pouczyć cię, w jaki sposób możesz odwołać się od decyzji, ile masz na to czasu i do jakiej instytucji powinieneś iść po pomoc, jeśli nie zgadzasz się z decyzją.

Na wszystko musisz mieć dowody. Bez nich niczego nie wskórasz

Eksperci odpowiedzą na twoje pytania

Zanim złożysz odwołanie, upewnij się, czy masz rację oraz w jaki sposób skutecznie zmienić decyzję jakiegoś urzędu Naczelny Sąd Administracyjny
ul. Jasna 6
00-013 Warszawa
tel. 022 551 60 00
www.nsa.gov.pl

Izba Celna
ul. Erazma Ciołka 14a
01-443 Warszawa
tel. 022 510 47 00
www.icwarszawa.internetdsl.pl

Ministerstwo Finansów
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
stanowisko ds. skarg i wniosków
tel. 022 694 44 81

Informacja celna
tel. 022 694 36 00
www.mf.gov.pl

Krajowa Informacja Podatkowa
Tutaj możesz sprawdzić, czy podatek został naliczony prawidłowo. Eksperci dyżurują codziennie pod numerami telefonów: 0801 05 50 55 oraz 022 330 03 30 (z komórek)

Serwis Urzędów Pracy
www.praca.gov.pl
Tutaj znajdziesz wykaz wszystkich urzędów w Polsce oraz komplet przepisów